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Comunicação Interna

WhatsApp para Comunicação Interna e a Inovação

WhatsApp na Comunicação Interna

As organizações têm enxergado a importância da Comunicação Interna e o quanto ela impacta positivamente, tanto o dia-a-dia dos colaboradores, como as metas do negócio. A partir daí, a busca pela inovação na área – e discussões sobre ferramentas como o WhatsApp – têm aumentado.

Métodos e ferramentas que possibilitem uma Comunicação Interna dinâmica e eficaz passaram a entrar em pauta e figurar como prioridade para muitas organizações, que buscam por novas tendências e tecnologias. Porém, é preciso falar sobre o uso do Whatsapp para Comunicação Interna  – e porque isso não é inovador assim quanto parece.

Por que o WhatsApp para Comunicação?

Com o desenvolvimento tecnológico, as novidades que surgem, e com a própria mudança de hábitos sociais, o fato é que a Comunicação Interna hoje deve moldar-se às necessidades e costumes adquiridos entre grupos de colaboradores.

Partindo do pressuposto de que as pessoas hoje passam o tempo todo conectadas aos seus meios de comunicação, a plataforma do WhatsApp se consolida quase como necessária ao cotidiano. 

Com isso, já era de se esperar que gestores abrissem seus olhos e a enxergassem como oportunidade de implementação no ambiente profissional.

Muitas empresas passaram então a adotar o WhatsApp para a comunicação com o público externo, o que em muitos casos funciona perfeitamente. Até que a novidade chegou à comunicação interna, com um discurso de ferramenta “inovadora” para manter o diálogo e o engajamento dos colaboradores –  mas nem sempre é assim.

O WhatsApp para Comunicação Interna não é inoperante ou contraindicado. A reflexão neste texto é a de que não se pode simplesmente confiar todas as camadas da comunicação interna de uma organização, à somente uma ferramenta aberta de chat.  

Isso porque a Comunicação Interna é mais complexa e também mais completa, que apenas um ‘grupo no whats‘.

Assim, ao adotar seu uso, a ferramenta pode parecer à primeira vista uma solução – porém também pode se traduzir em um desafio e, na pior das hipóteses, um problema. Mas tudo depende, é claro, da estratégia previamente definida.

Neste momento, você pode estar se perguntando: mas então como e quando utilizar o WhatsApp para a Comunicação Interna?  Devo utilizá-lo? Quais as implicações? Não se preocupe, vamos abordar essas questões:

Quando usar o WhatsApp para Comunicação Interna

  • Discussões rápidas: sem dúvidas, se você precisar receber opiniões sobre uma ideia com comentários de outras pessoas, um chat como o WhatsApp é um lugar aceitável. A interação rápida com palavras e imagens favorece a criação de ideias, mas é importante que não use demais, pois muitas vezes essa discussão de ideias seria melhor aproveitada em um ambiente corporativo.
  • Informações Urgentes: O WhatsApp pode ser um importante meio de se comunicar em casos de emergência. Por exemplo, em alguma situação perigosa para organização, como a queda do servidor, permitindo acionar rapidamente pessoas chave para a resolução dos problemas e também avisar outros envolvidos através de um grupo. Nesse caso é importante ressaltar a urgência da informação.
  • Integrar colaboradores: o fato de participar de grupos e poder se comunicar a qualquer momento sobre assuntos diversos, gera um sentimento de pertencimento aos colaboradores. É ainda mais efetivo quando se trata de pessoas que trabalham a distância ou não estão sempre presentes no mesmo ambiente – neste sentido o WhatsApp pode ser positivo.
  • Diversão: em organizações modernas é importante algumas vezes uma troca de informações mais informal. O WhatsApp favorece isso através de mensagens mais descontraídas e emojis (Apesar de canais corporativos também já possuírem). Esse recurso mantém o ambiente de trabalho mais leve, mas lembre-se: cuidado para não extrapolar os limites invisíveis da informalidade.

Quando não usar o WhatsApp para Comunicação Interna

  • Trocar Feedbacks: a troca de feedbacks é vital para a organização e necessita contato pessoal – seja ele positivo, onde é importante o sentimento de admiração e o contato cara a cara, ou seja um construtivo, que tem de ser passado da forma correta. Neste caso a troca de mensagens por WhatsApp gerar confusão e más interpretações.
  • Compartilhar informações sigilosas: todo o cuidado com o trânsito de informações sigilosas é pouco em chats compartilhados com a vida pessoal, como o WhatsApp. Erros humanos são comuns e a chance de vazamento de informações importantes – e até constrangedoras – é um fator determinante. Isso porque o fato de “abas” de conversa ficarem misturadas sem organização alguma, podem confundir o colaborador e induzi-lo a um engano.
  • Utilizar por longos períodos: muitas vezes, pelo senso de urgência que uma mensagem gera quando enviada no chat, a sensação de estar constantemente em reuniões pode acontecer. Pular de mensagem em mensagem sobre diferentes temas e tendo que prestar constante atenção pode causar tanto confusão quanto cansaço.
  • Informações sem urgência: cuidado para não gerar um ambiente de trabalho onde toda a informação é tratada como urgente, isso afeta a colaboradores da pior maneira possível, os mantendo em constante estado de alerta e estresse, muitas vezes por assuntos sem importância ou prioridade, o que afeta até na sua motivação.
  • Comunicados importantes:  é muito comum quando se usa o chat assumir simplesmente pela informação ter sido disponibilizada na ferramenta, que todos que têm acesso à ela receberam. O que muitas vezes não é o caso, gerando uma falha na transferência de informações importantes. Isso porque com o uso constante do chat existe um excesso de mensagens que muitas vezes não conseguem ser acompanhadas por todos.
  • Informações segmentadas: outra prática comum quando se usa WhatsApp é comunicar à todos, tudo o que acontece em tempo real, muitas vezes informações irrelevantes ao momento ou totalmente fora de timing, que acabam mais por gerar distrações do que por informar. Já pensou receber uma notificação a cada 3 minutos no grupo do trabalho?
  • Situações formais: é preciso manter limites entre relações organizacionais, afinal não se pode usar a mesma linguagem e pronomes de tratamento com todos ao seu redor, o quesito informalidade é perigoso se não muito bem definido como descrito neste artigo.

Outras desvantagens do WhatsApp para Comunicação Interna

Como qualquer ferramenta de chat, porém, o WhatsApp também apresenta limitações para Comunicação Interna e pode ser muito problemático quando mal utilizado.

Fatores legais, por exemplo, podem ser uma dor de cabeça caso o colaborador queira acionar a justiça contra a empresa por sair insatisfeito, alegando que estava fazendo hora extra ou em disponibilidade, uma vez que se utilizou da tecnologia para qualquer informação fora do horário comum de trabalho.

segurança da informação também fica comprometida, já que a ferramenta não é de posse da empresa. E ela pode cair, sofrer instabilidades ou ser tirada do ar a qualquer momento, sem o controle necessário.

cansaço mental e estresse que a ferramenta pode causar, afetando a motivação, já que perde-se o limite da linha tênue entre pessoal, profissional, urgente, importante e essencial na informação. 

Como saber quando usar o WhatsApp para Comunicação Interna?

O WhatsApp têm à contribuir no dia-a-dia organizacional, desde que utilizado para Comunicação Interna de forma correta. Tendo seu uso bem delimitado às situações onde faz sentido que certo tipo de informação seja emitida pelo canal.

Em um âmbito geral, o uso do WhatsApp para Comunicação Interna é excelente em situações onde se precisa discutir assuntos rápidos ou urgentes, além de aproximar informalmente os colaboradores.  

Sem dúvidas, inovação também é um conceito importante de se ter em mente. Principalmente quando se trata de comunicação interna. 

Contudo, não é de qualquer forma que a aplicação de tecnologias faz sentido. Ainda mais em tempos atuais, com o desenvolvimento de outras opções de ferramentas, focadas em interação. Por isso, o WhatsApp para Comunicação Interna não deve ser visto como expoente máximo deste movimento.

Redes sociais corporativas, novos modelos de intranets e diversas outras ferramentas, por exemplo, buscam evoluir a todo momento para se adaptar as necessidades das organizações.

E, aliadas à um bom planejamento de Comunicação Interna conseguem se integrar promovendo um ambiente organizacional bem informado, engajado, motivado e fomentando uma Comunicação de resultados, promovendo uma revolução no ambiente de trabalho.

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Criado por Vinicius Domingues, Consultor de Negócios na SocialBase, em 27/11/2017
Atualizado por Lucas Ferreira no dia 20/02/2019