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Comunicação Interna

Como diminuir os ruídos na Comunicação Interna da sua organização

Ruído Comunicação Interna

Sabe a brincadeira de telefone sem fio, em que a informação normalmente chegava ao final totalmente modificada? Ela ilustra um problema comum nas empresas: uma barreira causada pelos ruídos na Comunicação Interna.

As relações de trabalho passam por inúmeras transformações no dia a dia. Por isso, as pessoas devem participar de uma evolução constante nas empresas. Um caminho para isso é ter fluidez na comunicação, acabando com o ruído. E é aí que atua a Rede Social Corporativa desenvolvida pela SocialBase, sendo uma ferramenta de comunicação que leva conteúdos de interesse da empresa aos colaboradores, e informações claras para todos os usuários democraticamente.

Entenda o “tal” ruído na comunicação para eliminá-lo

Não trata-se de barulhos – apesar de que eles também atrapalham. O ruído de que falamos é o desencontro de informações, que causa instabilidade e deixa o ambiente de trabalho adverso. O excesso de mensagens no ambiente atrapalha o fluxo e impede o receptor de entender a mensagem do emissor.

Acabando com o “disse-me-disse” na prática

Com a Rede Social Corporativa da SocialBase, a organização das informações e a simplificação dos processos são quase instantâneos. A solução é alinhada ao conceito de Digital Workplace, onde o colaborador consegue trabalhar de qualquer lugar, gerenciar arquivos com a equipe e conversar em tempo real. Assim, nesse contexto, as entregas tornam-se prioridade e o acesso – tanto às informações quanto as pessoas – também é facilitado.

A ferramenta reúne funcionalidades que trazem insights de uma nova forma de gestão, diminuindo conflitos, retrabalhos e o ruído na comunicação.

1. Centralize a informação

Informações que não estão agrupadas perdem-se ao longo do tempo, ou dão muito trabalho para serem reunidas, além de abrirem espaço para o desencontro de informações e a insegurança.

Imagine que você não encontra um documento importante que é necessário para orientar um colega sobre um processo, o que você faz? Pode explicar o assunto para ele puxando informações da memória, mas o risco de repassar informações erradas é grande. Com a SocialBase, esse tipo de situação é resolvida, pois é possível organizar informações de modo acessível, e em um ambiente integrado.

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2. Todas as informações em um só lugar

Seus e-mails também criam espaço para ruído na comunicação. Além de perder tempo para organizá-los, o fluxo da sua comunicação pode ficar confuso quando se tem muitas pessoas em cópia para repassar informações ou tomar decisões. Aí a conversa pode fugir do contexto,  criar confusão na mensagem final onde todos respondem para todos, ou no meio, quando o conteúdo é direcionado para apenas uma pessoa.

Com a Rede Social Corporativa é possível centralizar a comunicação em um só ambiente. Assim, os interessados falando a mesma língua e dentro de um mesmo contexto, aumentando a compreensão e retenção da mensagem.

3. Interação e compartilhamento de forma ágil

Outro exemplo é a revista ou jornal corporativos. Lá, a empresa passa o recado, mas se haver ambiguidade, o ruído se instala, porque nesses formatos as dúvidas não são esclarecidas rapidamente. Na Rede Social Corporativa, os comentários em publicações são espaços que resolvem esse problema. Com os comentários, é possível interagir e compartilhar novas informações sobre um mesmo assunto com agilidade.

Além de tudo isso, também é comum imaginarmos que a iniciativa para que os ruídos na comunicação interna terminem deve-se partir do líder – o que não, necessariamente, é real. A equipe como um todo deve “pegar no tranco”, e não chegar depois de uma decisão e querer “sentar na janela”. O papel do líder como comunicador é importante no trabalho de alinhamento, mas é essencial que a equipe acompanhe o ritmo, e quando se tem uma ferramenta que auxilia e organiza, tudo torna-se mais prático.

Tipos de comunicação na Rede Social Corporativa

O ruído pode acontecer em diversas etapas da comunicação, desde o emissor até o receptor. Por isso, a ferramenta da SocialBase foi desenvolvida como uma extensão do trabalho diário de quem a utiliza. Assim, ela é capaz de se adaptar aos estilos de comunicação de cima para baixo, horizontal ou instantânea.

Para quem precisa que sua comunicação alcance todos os colaboradores, a Rede acaba com ruído por meio da funcionalidade de comunicados e do módulo de arquivos, que funciona como um repositório. Onde você encontra os processos e formulários da sua empresa? Precisa solicitar acesso na intranet? Pedir por e-mail? Ou no quase extinto pen drive? (Uau! Passamos pela era do pen drive). Na Rede Social Corporativa , os documentos institucionais ficam guardados na nuvem, em um ambiente ilimitado, e organizados de acordo com a exigência de cada usuário.

Para a comunicação horizontal, a rede desenvolvida pela SocialBase oferece a possibilidade de os usuários criarem grupos e neles trocarem informações, arquivos e o que mais for necessário, servindo também como uma rede de compartilhamento de ideias e conhecimento.  E se a comunicação precisa ser instantânea utiliza-se o chat. É a maneira mais rápida de dizer para a pessoa: “Hey! Preciso que dê uma olhada naquele arquivo” e evitar ruídos na comunicação.

Por fim, para a comunicação o que vale é eficiência e fluidez, já que uma empresa que não a possui sofre com a ineficácia, conflitos internos e desorganização. Para tornar a comunicação interna na sua empresa mais eficaz e fluida, diminuindo o ruído, peça uma demonstração gratuita e sem compromisso:.

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Criado por Letícia Bohrer, Customer Success na SocialBase
Atualizado por Lucas Ferreira no dia 28/06/2018

Sobre o autor

Lucas

Lucas Ferreira

Publicitário com experiência em Produção de Conteúdo e Design, atualmente faz parte da equipe de Customer Growth da SocialBase e escreve para o blog da SB, antigo Cultura Colaborativa, um dos principais blogs brasileiros sobre comunicação interna.

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