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Onboarding de colaboradores 100% a distância. E agora?

Kit de boas-vindas sobre a mesa de trabalho, tour pela empresa para conhecer os colegas e os diferentes setores, mensagens na TV Corporativa para recepcionar cada novo colaborador. Com o cenário provocado pela pandemia da Covid-19 e a adoção do home office por grande parte das organizações, práticas como essas precisaram ser repensadas para se adaptar ao novo momento quando o assunto é onboarding de colaboradores.

Por conta da necessidade de manter a distância física, processos realizados de forma totalmente remota já são uma realidade – e um desafio – em muitas empresas.

Mas o que é o onboarding? 

Além de ser um uma série de iniciativas pensada especialmente para integrar o profissional à sua equipe, à cultura organizacional e aos processos do dia a dia da empresa, ele deve ser encarado como algo estratégico dentro da organização e como uma etapa indispensável para a retenção de talentos. 

Por isso, manter um programa de integração mesmo à distância, é um passo fundamental para que os novos colaboradores se sintam acolhidos, ganhem motivação para realizar suas atividades e tenham sucesso no seu desenvolvimento junto ao negócio. 

Esse é o momento em que a pessoa passa a fazer parte do time, oficialmente. Então, é importante planejar cada detalhe: crie diferentes experiências e permita que ela se surpreenda e se encante com esse novo ambiente. Se você tem esse desafio dentro da sua empresa, vai adorar as dicas que selecionamos: 

Envie um e-mail para confirmar a contratação e mostre o quanto a empresa está feliz em receber o novo colaborador. Deixe claro informações importantes como salários, benefícios, período de experiência, data de início das atividades, etc.

  1. Informe quais serão os passos iniciais no seu primeiro dia de trabalho e quem irá auxiliá-lo na sua integração, como uma espécie de mentor. Geralmente, essa parte é conduzida pela área de Gestão de Pessoas, mas o próprio gestor pode ficar responsável por essa recepção;  
  2. Adapte o kit de boas-vindas, além de mimos como camiseta e caneca, para enviar à casa do novo colaborador. Inclua também equipamentos necessários para que ele realize suas atividades, como computador, celular e carregadores, e manuais importantes, como de ética e conduta. Garanta também que ele tenha acesso às ferramentas e sistemas utilizados dentro da empresa; 
  3. Prepare uma série de experiências online para apresentar informações essenciais da organização, como propósito, valores da cultura organizacional e organograma, além de promover treinamentos das ferramentas que serão utilizadas no dia a dia. Permita que a pessoa faça perguntas e esclareça todas as suas dúvidas nesses encontros;  
  4. Garanta que o novo colaborador tenha contato com seu novo gestor e todos da equipe já no primeiro dia. Marque uma agenda com todos para que ele se sinta acolhido e comece a interagir com o time; 
  5. Promova pequenos encontros com representantes de outras áreas durante a primeira semana. Assim, ele poderá conhecer um pouco sobre o trabalho de outros setores e ter uma visão geral do negócio;
  6. Impossível promover confraternizações presenciais? Leve esses momentos para as plataformas de videoconferência e mantenha esses rituais mesmo de forma remota. Convide o novo colaborador para um happy hour à distância para comemorar sua chegada e permitir que os colegas se conheçam ainda melhor. 

O SocialBase como um aliado no processo de onboarding

Com a adoção do trabalho remoto em grande parte das empresas, o SocialBase pode ganhar ainda mais força no processo de onboarding. 

Por isso, preparamos também algumas iniciativas para você aplicar na sua plataforma e garantir que os novos colaboradores se sintam encantados, acolhidos e integrados desde o primeiro dia. 

Oriente sobre o acesso à plataforma

Assim como deve acontecer com outras ferramentas de trabalho, apresente o SocialBase e todas as suas funcionalidades já no primeiro momento, oriente sobre as credenciais de acesso à conta e promova a adesão de novos colaboradores na plataforma. 

Seja acolhedor com quem chega à empresa

Criar uma publicação no SocialBase para dar as boas-vindas a quem recém está chegando é um ótimo recurso para gerar uma conexão verdadeira e promover o engajamento de novos colaboradores logo no início. Além de se sentir acolhida, a pessoa vai perceber o quanto a empresa está contente em recebê-la e pensou em todos os detalhes.  

Boas-vindas da liderança

Prepare um vídeo do diretor da empresa ou do líder imediato para compartilhar no SocialBase e dar as boas-vindas ao novo colaborador. Publique a mensagem em um grupo relacionado ao assunto e incentive a interação dos demais colegas na publicação. 

Participação em grupos e murais de comunicados

Garanta que os novos colaboradores participem de grupos de interesse e sejam inseridos em murais de comunicados importantes para eles. Uma forma mais prática de garantir que todo o novo colaborador será inserido nos grupos e murais de comunicado de forma automática é utilizando a segmentação de público-alvo para adicionar novos membros. 

Reforce o propósito do SocialBase e como ele deve ser utilizado pelo novo colaborador

Oriente o novo colaborador sobre as boas práticas na utilização do SocialBase e incentive  a sua participação na plataforma, compartilhando suas ideias e conhecimentos com seus colegas de trabalho. Uma boa dica também é separar alguns casos de uso positivos no SocialBase para ilustrar melhor ao novo colaborador como ele pode utilizar a plataforma.

Todas as informações necessárias ao alcance

Crie um grupo dedicado exclusivamente ao processo de onboarding e disponibilize para o colaborador um espaço com vídeos de treinamento, orientações sobre boas práticas e o que deve ser feito nos seus primeiros dias. Aproveite para orientar sobre as ferramentas disponíveis na seção de “Aplicativos” do SocialBase e peça para ele favoritar aqueles que serão necessárias para o seu dia a dia de trabalho. 

Fortalecimento da cultura

Inserir o novo colaborador à cultura da empresa talvez seja um dos principais desafios neste momento de trabalho remoto. Por isso, aproveite os murais de comunicados do seu SocialBase para reforçar os valores da organização e deixar claro quais são os pilares e o que a empresa espera de cada um deles, independente do nível hierárquico. Mais do que nunca, as pessoas estão avaliando se a proposta de valor realmente é genuína e se o discurso está alinhado à prática.

Nesse momento, é ainda mais importante tornar esse processo mais humanizado, ter empatia e estar junto – mesmo que longe – de quem chega à empresa. 

Tenha em mente que o onboarding não se encerra nos primeiros dias. Acompanhe e promova diferentes experiências de integração por cerca de 90 dias, tempo ideal para observar o desempenho de novos colaboradores e permitir que eles se sintam à vontade nas suas atividades. 

Mais do que nunca, é tempo de cuidar das pessoas e preservar seus talentos! 

Esperamos que essas dicas tenham sido úteis para você. Se a sua empresa ainda não utiliza o SocialBase e tem interesse em testar a nossa plataforma, é só acessar aqui!

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