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Gestão de Mudanças: dicas do planejamento até a execução

Era o grande projeto do ano da sua área e você investiu boa parte do orçamento nele. Uma revisão da cultura e valores da empresa, ou novas tecnologias que vão ajudar todos a trabalharem de forma mais colaborativa e ágil.

Claro que os colaboradores iriam adorar. Mas assim que você anunciou a mudança, muitos torceram o nariz. Poucos quiseram mudar e foi difícil convencê-los de que seria para melhor. Já se viu nessa situação ou viu colegas passarem por isso? Acontece que costumamos olhar para mudanças pela nossa ótica e achamos que será fácil, mas a experiência de quem já teve que gerenciar processos de mudança mostra que um dos maiores desafios enfrentados por qualquer empresa é engajar os funcionários em seus processos de mudança.

Isso acontece porque mudanças são assumidas como uma ruptura em processos, e não é só no ambiente corporativo. E é exatamente aí que entra o trabalho do comunicador: criar um processo transparente com práticas maduras de gestão da mudança para  diminuir a fricção entre as partes. Trabalhos de gestão de mudança reduzem resistências e aumentam a produtividade, satisfação e adoção da nova solução, cultura ou processo pelos colaboradores.

Não é um processo simples e demanda planejamento e tempo – gestão da mudança requer tornar os colaboradores parte do processo de transição. Mais do que isso, é preciso aprender com eles o que os motiva e trazer para dentro da empresa formas de lidar com as equipes.

Planeje, comunique e esteja próximo das pessoas

Se você não sabe por onde iniciar seu projeto de gestão da mudança, mantenha em mente as seguintes etapas: preparar, comunicar e treinar. A preparação envolve refletir justamente sobre a cultura e as pessoas da sua organização, para pensar em ações adequadas que irão dar o suporte necessário para que se adaptem às mudanças.

Cada projeto precisa ser adequado à empresa e ao contexto corretos, por isso não existem fórmulas. Quando chegar a hora de comunicar, não meça esforços para ser transparente e entusiasmado com a mudança – esta é a hora de deixar os colaboradores animados e cientes do que irá mudar, então tenha um plano de comunicação endomarketing consistente.

Finalmente, certifique-se de que está oferecendo bons recursos de treinamento, seja através de pessoas capacitadas anteriormente, eventos de treinamento, sites ou onboardings.

O importante é que fique claro para todos o momento de virada de chave para a transição, o que e como eles devem fazer a partir de agora. E, claro, não esqueça: estas etapas são um ciclo e você provavelmente voltará nelas várias vezes.

A maioria das pessoas nas organizações irá experienciar as transições através de comunicados ou colegas que os estão ajudando e treinando. Por isso se torna tão importante ter controle sobre a gestão desses acontecimentos. Os projetos de gestão de mudança irão guiar como isso tudo irá acontecer e em quanto tempo queremos ter nosso sucesso atingido. Do contrário, não temos controle sobre quando a transição estará de fato completa, especialmente em grandes empresas.

É consenso que mudar é difícil, seja na indústria que for. Uma pesquisa da MJV mostrou que de 50% a 75% dos esforços para promover grandes transformações corporativas não dão certo. As estratégias de gamificação podem ser excelentes aliadas nesse processo, especialmente quando falamos de um mercado já quase dominado por gerações X e Z, que interage com o ambiente de trabalho de forma diferente. Trazer competições saudáveis para a gestão da mudança alia diversão e engajamento, ajudando a gerar produtividade e aumento na adesão coletiva às mudanças.

O resultado disso é uma maior confiança dos funcionários em um momento geralmente crítico. As estratégias de treinamentos e gamificação proporcionam diálogos entre as áreas envolvidas nos projetos, a transmissão de conhecimento, desperta maior engajamento, encoraja pessoas a adotarem determinados comportamentos, promove maior familiarização com novas tecnologias e processos, facilitando a inovação e agiliza a aprendizagem, trazendo retorno mais rápido, inclusive o financeiro.

Engajamento é para todos. Comece pelo seu time.

O que você precisa se perguntar: de quais pessoas eu preciso para o meu projeto dar certo? Onde elas estão na minha empresa? Lembre-se dos influenciadores da comunicação interna, pois certamente sua empresa conta com alguns que podem ajudar muito nas comunicações de mudança.

Não esqueça de questionar-se também sobre a estrutura da sua organização. Se as equipes estão espalhadas geograficamente, quais recursos serão necessários para que todos sejam impactados da melhor forma? Tente separar em grupos que talvez tenham características em comum e não economize ao montar planilhas com cada uma dessas informações. Talvez alguma área possa precisar de uma ajuda extra para entender e leve mais tempo para entrar no ritmo, e outra se adapte logo de cara e possa ajudar os demais. Considere barreiras físicas ou tecnológicas também, cada detalhe é importante na hora de quebrar resistências contra mudanças.

Também não há como fugir – se você quer sucesso, escale um time de peso para o seu projeto. Sim, isso inclui líderes e a alta gestão da empresa. As pessoas querem ouvir do líder da mudança a sua motivação. Estamos falando de uma tecnologia nova? Traga o CTO. Mudança na operação? É a vez do COO falar. É apenas uma parte do projeto, pode ser um vídeo com uma palavrinha rápida, mas é importante as pessoas da organização ouvirem dos diretores as suas motivações para apostarem nessa transição e como acreditam que isso poderá impactar e melhorar o dia-a-dia de trabalho de todos. Mas lembre-se: os benefícios da mudança devem descrever um ganho real para toda a empresa, não apenas para a área de TI, para o RH ou para a presidência.

Revisando as etapas

Agora que você já pensou no seu projeto para preparar, comunicar e treinar, não esqueça de deixar claro por onde os colaboradores devem iniciar essa nova fase na empresa. Pode ser através de um pequeno guia mesmo, mas deixe claro o que eles devem fazer primeiro, quando isso começa e o que vem a seguir. Faça com que eles sintam-se seguros.

Algumas organizações acreditam que irão conseguir os mesmos benefícios com as mudanças sem investir esforços reais nelas e de fato guiarem seus funcionários em uma jornada clara nesta transição. Mas mudanças organizacionais não são fáceis e implicam em mudanças de comportamento.

Um estudo da McKinsey mostra que projetos que se preocupam com excelência em gestão da mudança possuem retorno sobre investimento 143% maior do que outros projetos. O sucesso depende do nível de comprometimento e dedicação que colocamos em cada ação. E uma vez que mostramos aos nossos colaboradores o quanto estamos empenhados em fazer a mudança para melhor acontecer, será muito mais fácil esperar esse comprometimento como retorno deles. Uma coisa precisa ser sempre mantida em mente: pessoas são o elemento-chave da gestão da mudança e sua força maior.

Para se aprofundar em como executar um processo de Gestão de Mudanças nas organizações, assista nosso Webinar abaixo: 

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