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Comunicação Interna e Gestão do Conhecimento em favor da produtividade

A Gestão do Conhecimento é um recurso estratégico que visa organizar informações e criar uma cultura de compartilhamento em diferentes segmentos.

Aplicada às empresas, ela busca organizar os conhecimentos que existem em seu meio interno e externo, desde as informações que estão em repositórios, até aquelas que estão apenas na cabeça de colaboradores mais experientes. Além disso, interage com o que existe fora da organização através de seus clientes e no mercado em si.

Na prática, a metodologia procura documentar todos conhecimentos pertinentes à empresa e suas equipes. Além de documentar os processos internos, é importante que eles estejam centralizados em apenas um local, assim, o risco de perder informações se torna menor, além de possibilitar uma busca simples pela informação, sem ficar dependendo de outras pessoas para resolver uma atividade pontual.

Aplicar a Gestão do Conhecimento dentro da empresa garante uma série de benefícios. Entre eles, podemos citar o crescimento da produtividade da equipe, que poderá ter acesso rápido e fácil às informações que precisa, não dependendo mais de “pessoas-chave”, e a redução do retrabalho, uma vez que, com todas as informações necessárias em uma base de conhecimento, é possível sanar dúvidas rapidamente, garantindo assim, mais assertividade na execução das tarefas.

Como uma Gestão de Conhecimento ineficiente pode fazer com que a informação se perca?

Sem o desenvolvimento de uma cultura de Gestão do Conhecimento dentro da empresa, se torna mais fácil perder informações relevantes, seja pela dispersão do material em diversos repositórios, sejam eles online ou offline, ou em conversas e assuntos paralelos.

Isso traz diversos prejuízos para a empresa, uma vez que as informações não podem ser facilmente encontradas pela equipe. A produtividade de uma empresa sem Gestão do Conhecimento cai acentuadamente e fica mais perceptível em situações como a rotatividade e o treinamento de novos colaboradores.

A falta de gestão de conhecimentos tem um impacto direto na produtividade de uma equipe, uma vez que o acesso às informações se torna complexo e acaba limitando as ações dos colaboradores, que, muitas vezes, dependem de uma pessoa-chave para lhe auxiliar.

Com a inexistência de uma gestão das informações da empresa ou setor, o colaborador mais inexperiente se torna dependente dos demais, não podendo realizar as tarefas no seu tempo, tendo que se adaptar à disponibilidade de seus colegas para lhe prestarem ajuda.

A “despadronização” de entregas é outro resultado que as empresas que não gerenciam as informações de suas equipes sofrem. Sem ter processos documentados, cada colaborador irá realizar as atividades da sua maneira, entregando soluções diferentes aos clientes. Isso se torna mais visível quando um funcionário se ausenta, e outro lhe substitui. Muitos clientes, que estão  acostumados com um padrão de atendimento, não se adaptam às mudanças, prejudicando sua relação com a empresa.

Tendo dificuldades para encontrar as respostas certas quando precisam, muitos colaboradores acabam cometendo erros repetidos. Ainda, há empresas que documentam seus processos, porém, não atualizam o documento, fazendo com que muitos colaboradores continuem seguindo o protocolo antigo e apenas depois de finalizar o serviço descobrem que houveram mudanças, tendo que refazer a atividade.

Como manter as informações organizadas e ter uma boa comunicação interna?

Para solucionar os problemas anteriormente citados é fundamental que a empresa faça um diagnóstico interno e compreenda o quanto isso está afetando seu crescimento e de seus colaboradores. Percebendo a situação, chega o momento de “arrumar a casa”, coletando todos os materiais e informações que estão dispersos e documentando processos que até então estavam apenas na cabeça dos funcionários.

Um dos pontos-chave da Gestão do Conhecimento é o fácil acesso às informações, portanto, deve-se nesse momento armazenar todos os conhecimentos coletados em uma base. Deve-se ficar claro que a ferramenta da base de conhecimento é apenas uma parte dentro da Gestão do Conhecimento, afinal, é necessário gerenciar as informações que estarão ali, evitando que tenha conteúdos replicados ou desatualizados.

Tendo uma ferramenta específica para gerenciar as informações do grupo, as distrações com conteúdos irrelevantes à empresa, conversas paralelas e demais lixos eletrônicos, será praticamente nula, melhorando, assim, a Comunicação Interna e o resultado final.

Qual é o benefício econômico em praticar a Gestão do Conhecimento em uma empresa?

A McKinsey Global Institute revelou em uma reportagem alguns dados a respeito do tempo da semana de trabalho de um colaborador médio realizando suas funções: 28% lendo e respondendo e-mails; 19% procurando e reunindo informações internas, comunicando e colaborando internamente e 39% desenvolvendo tarefas operacionais.

Esses dados nos levam a refletir quanto tempo o colaborador está perdendo em função de atividades que não contribuem para o crescimento dele e da empresa. Esses funcionários ficam atrelados a burocracias e à ineficiência que estão ligadas à falta de zelo com o tempo de cada um.

A pesquisa ainda apontou que a utilização de tecnologias que permitam a colaboração, aumentam em 25% a produtividade da equipe. Essas soluções são utilizadas para transformar mensagens em conteúdo; produzir conhecimentos que possam ser encontrados facilmente por todos, além de incentivar a colaboração de forma mais rápida, eficiente e  fácil.

Como utilizar a tecnologia?

A tecnologia, se bem utilizada, gera muita rapidez e facilidade no dia a dia das pessoas. Antes, processos que demoravam para ser executados, hoje são solucionados em apenas um clique. Além disso, a tecnologia também ajuda a provar o ROI da Gestão do Conhecimento.

Muitas companhias utilizam meios inadequados para gerenciar suas equipes e projetos. Nesses meios, muitas vezes, há muito “lixo digital”, que pode prejudicar a produção da equipe, pelas distrações que provoca. Isso sem contar com a perda de informações importantes, por não ser um espaço próprio para o trabalho e registro.

Nesse sentido, tecnologias específicas ajudam na criação e otimização do fluxo de conhecimento para empresas com operações complexas, fazendo com que todas as pessoas consigam se organizar de maneira eficiente no seu trabalho, centralizando todo o conhecimento importante elaborado por grupos de colaboradores, e tornando mais fácil de encontrar informações de trabalho e aprender!

Escrito por Marina Delavechia, Gerente de Marketing no Pulpo.

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