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Coluna Comunicação Interna

Comunicação interna: aliada das mudanças nas organizações

A importância da comunicação interna está sendo cada vez mais reconhecida, principalmente nos momentos de Gestão de Mudança.

Frente a transformação digital pela qual o ambiente corporativo está passando, a comunicação é o fator chave para fazer os colaboradores não só entenderem as mudança, mas também abraçá-las e defendê-las, fazendo com que a transição – principalmente de processos do analógico para o digital – seja mais fluida.

O investimento em novas ferramentas para esse fim tem aumentado, na medida em que as empresas percebem que a circulação eficiente de informações contribui para o bom desempenho dos negócios e para a integração dos funcionários.

Em momentos de mudanças estratégicas, culturais ou tecnológicas, a comunicação é a principal aliada da empresa. Segundo a Harvard Business Review, a má comunicação é um dos principais fatores que fazem com que os projetos e processos de mudança fracassam na organização.

Segundo a HBR, para contornar esse cenário, durante um momento de mudanças, a organização deve valer-se de processo, ferramentas e boas práticas, para: 

  • Comunicar o objetivo da mudança, deixando claro “porque”, “como” e qual o objetivo da mudança;
  • Viver a mudança, colocando em prática o novo discurso;
  • Alocar recursos e mensurar a mudança, para que o progresso rumo ao objetivo seja visto;

Para trabalhar esses pontos, e fazer com que a comunicação interna seja de fato uma aliada nas mudanças das organizações, é necessário que se tenha uma visão do seu potencial, e sempre priorizando as ações de comunicação com líderes, no planejamento estratégico e nas decisões.

Lideranças, Gestão de Mudanças e Comunicação

Momentos de mudança são os que mais demandam por comunicação, não só institucional, mas também dos líderes com seus liderados.

Nesse sentido, encarar a gestão de mudança não como uma série de táticas de “convencimento” mas sim como uma “jornada”, onde a empresa está decidindo trilhar um novo caminho, é a melhor abordagem para ganhar a adesão dos colaboradores.

Aí entra a importância dos líderes, que devem entender e conduzir suas equipes através da jornada, sendo sempre guiados pela comunicação.

É de responsabilidade da área ou profissional de comunicação interna, entender a mudança como uma oportunidade de fazer com que os resultados do seu trabalho sejam não só mais palpável, como mais reconhecidos.

Para isso, fazer uma aproximação dos líderes, tornando-os conscientes do seu papel na mudança e na comunicação, além de mostrar como funcionam os fluxos de informação dentro da empresa, deve ser uma prioridade.

 

Segundo o webinar “O papel da Comunicação na Gestão de Mudanças”, além de estar no epicentro da mudança, com o papel de conquistar credibilidade e confiança, atuando como facilitadora, a comunicação também deve preparar os líderes e sensibilizá-los com relação à necessidade de manter o alinhamento.

Isto é,  garantir que os líderes entendam a mudança, estejam capacitado para comunicar e agir, e criem vínculos com suas equipes e identificando possíveis liderados que possam ser promotores e influenciadores com relação aos colegas, pois isso ajudará a mudança a se concretizar.

Modelos e Frameworks para a mudança

No Webinar, “O papel da Comunicação na Gestão de Mudanças”,  ainda trouxe alguns modelos ajudá-lo na gestão de mudanças, como por exemplo:

O Modelo Koter, que lista 8 passos para uma mudança bem sucedida:

  1. Criar senso de urgência (Creating a sense of urgency);
  2. Criar um Grupo de Liderança (Building a core coalition);  
  3. Formar uma Visão das Estratégias (Forming a strategic vision);
  4. Colocar todos à bordo por meio da Comunicação (Getting everyone on board); 
  5. Remover Barreiras para diminuir fricções (Removing barriers and reducing friction); 
  6. Criar metas de curto prazo e valorizar as conquistas (Generating short-term wins); 
  7. Produzir e sustentar as mudanças (Sustaining acceleration); 
  8. Tornar a mudança parte da cultura(Setting the changes in stone); 

Os “7s McKinsey”, para que uma estratégia de mudanças seja funcional:

  1. Strategy (estratégia): de que forma vamos alocar tarefas e responsabilidades nos meios formais e informais? 
  2. Structure (estrutura): de que forma a missão da empresa e sua conexão dialogam com a forma de atuar no mercado? 
  3. Systems (sistemas): quais são os processos e ferramentas da organização essenciais para a mudança? 
  4. Shared Values (valores compartilhados): qual o sistema de crenças, valores e condutas que conduz o modelo de gestão? 
  5. Style (estilo): como a empresa se comporta num momento de mudança?
  6. Staff (equipe): como as pessoas são reconhecidas e conduzidas durante a mudança?
  7. Skills (habilidades): quais as habilidades das pessoas e da organização? quais habilidades devem ser desenvolvidas?.

Os 5 elementos do acrônimo ADKAR®, que garantem um propósito a ser seguido em momentos de mudança:

  1. Awareness (consciência) da necessidade da mudança;
  2. Desire (desejo) de apoiar e participar da mudança;
  3. Knowledge (conhecimento) em como mudar;
  4. Ability (habilidade) para implementar habilidades e comportamentos necessários;
  5. Reinforcement (reforço) para sustentar a mudança. 

Vale lembrar que nenhum framework funciona por si, sem ter um propósito e objetivo claros para a mudança, bem como um Plano de Comunicação, e uma ferramenta que auxilie os colaboradores a se comunicarem

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Sobre o autor

Leonardo

Leonardo Camacho

Diretor de Customer Growth, líder dos times de Marketing e Customer Success na SocialBase, e especialista em Comunicação Interna. Atuou em empresas como Knewin, ContaAzul e Gerson Lehrman Group.

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