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Comunicação Interna

Como a comunicação pode ajudar a reduzir custos nas empresas

Como reduzir custos nas empresas com a comunicação

Quando falamos de reduzir custos, qual é a primeira ação que vem a sua cabeça? Se foi demissão de colaboradores, esse texto para você. Mas se não foi, temos outras ótimas sugestões aqui sobre como reduzir custos na sua empresa de forma criativa com o apoio, e às vezes protagonismo, da comunicação interna e do endomarketing.

Reduzir custos é, ou deveria ser, uma prioridade de toda empresa, ou seja, não deveria receber atenção apenas em momentos de crises. Incentivar a redução de custos é uma forma de fazer com que a empresa cresça de forma sustentável e mais rápida e se mantenha competitiva, uma obrigação principalmente em mercados com alta concorrência e margens de lucro pequenas.

Acontece que muitas empresas, ao pensarem em redução de custos, optam logo por demitir seus colaboradores, o que não é, nem de longe, a melhor alternativa. Então como reduzir custos se a folha de pagamento é quase sempre o maior custo das empresas?

Por onde começar a reduzir custos nas empresas

Todas as áreas da empresa podem colaborar com a redução de custos, sem que isso tenha consequência negativa na produtividade e entrega de resultados dos colaboradores. Geralmente, o setor responsável por olhar com mais frequência para essa questão é a Controladoria, que tem como uma de suas funções encontrar oportunidades de redução e atuar, juntamente com outras áreas, para atingir metas de redução. Mas esse trabalho não deve ser delegado somente a uma área.

O Financeiro é uma das áreas que pode auxiliar diretamente na redução de custos, por exemplo. Por um lado, o Financeiro é a área que executa ações de contas a pagar e a receber, e por isso pode influenciar na redução de custos, seja negociando melhores preços ou mesmo formas e prazos de pagamento. Por outro lado, é possível investir em reformulação de processos e contratação de ferramentas que aumentem a produtividade dos colaboradores e diminuam o tempo investido na execução de operações manuais, como preenchimento de planilhas em Excel e criação de dashboards.

Outra área que pode colaborar de forma direta na redução de custos é a manutenção. Como os profissionais dessas áreas lidam diretamente com os problemas que acontecem no dia a dia da empresa, eles possuem domínio para apontar onde há oportunidades de redução. Uma dessas oportunidades está na redução de custos com energia elétrica, bastando analisar as condições de consumo de cada equipamento, se há excedente de reativo por conta de equipamentos sem manutenção ou mesmo multas por ultrapassagem de demanda, e isto pode ser feito a partir de análises mensais das faturas ou mesmo monitoramento online diário de consumo de energia.

Mas como engajar essas e outras áreas em ações de redução de custos? A comunicação interna e o endomarketing são a solução.

A comunicação interna para reduzir custos

Não importa por onde você vai começar a reduzir custos na sua empresa, a comunicação interna terá um papel fundamental. A partir das ações de comunicação, e também de endomarketing, é que sua empresa irá informar seus colaboradores sobre as ações para reduzir custos e para engajá-los nesse objetivo.

Mas como fazer isso? Veja algumas dicas a seguir.

Formalize uma campanha e divulgue-as para os colaboradores

O ideal é que a cultura de redução de custos faça parte do dia a dia da sua empresa. Mas por se tratar de um comportamento, ele precisa ser incentivado para que, aos poucos, as práticas que ajudam a reduzir custos se tornem rotina.

Para começar, crie uma campanha de redução de custos. O ideal é criar uma comissão com colaboradores de várias áreas que ajude a pensar as ações da campanha de forma colaborativa. Incentivar a participação dos colaboradores vai engajá-los nas ações da campanha e também para incentivar outros colaboradores a participarem ao verem o protagonismo de seus colegas.

A comunicação interna pode então preparar um plano para fazer um excelente lançamento da campanha e para que as informações sobre ela cheguem de forma simples, rápida e eficiente a todos os colaboradores.

Mais do que divulgar, esse plano deve prever ações de engajamento. É possível pensar, por exemplo, em um “Dia D” da redução de custos, com várias ações a serem feitas na empresa, ou ainda em gincanas para testar o conhecimento dos funcionários sobre o que poderia ajudar nesse processo. Deixe a criatividade rolar solta na hora de construir esse plano.

Avisos criativos na empresa

Como é a cultura organizacional da sua empresa? Que tal usá-la como inspiração para pensar em comunicados e avisos criativos para chamar a atenção dos seus colaboradores para algumas ações simples que podem gerar uma economia enorme.

A empresa pode pensar em avisos para lembrá-los de desligar as luzes nas salas que não estão sendo utilizadas, fechar bem as torneiras nos banheiros e nas copas, desligar os computadores e as luzes no final do expediente, utilizar papel de rascunho para imprimir materiais internos etc. É importante que a empresa tenha ciência de quais são as áreas ou atitudes que geram mais custos, e atacá-las primeiro.

Use todo potencial de comunicação da sua empresa

Sua empresa possui uma matriz de canais de comunicação que indique onde, quando e o que comunicar em cada um deles? A SocialBase possui uma matriz que você pode baixar gratuitamente clicando aqui que vai ajudar a sua empresa a organizar como, quando e por quais canais as comunicações serão feitas de forma que alcance e engaje todos os seus colaboradores.

Nesse ponto, estudos de comportamento do consumidor e pesquisa de tendência de comunicação interna têm mostrado que os canais digitais e eletrônicos são os mais eficientes para alcançar esses objetivos, como as redes sociais corporativas e TV corporativas.

Mas lembre: é preciso utilizar cada canal para falar com o público certo, na hora certa e da maneira certa. Não basta replicar uma campanha de um canal em outro, é preciso pensar qual público consome informações por ele, quais as características desse canal para poder construir mensagens efetivas e o tom que o público e o canal aceitam.

Seja transparente e divulgue os resultados da campanha

Nenhum colaborador permanece engajado se não vê resultados do que faz. É importante que a empresa divulgue com certa periodicidade, ou pelo menos ao final, os resultados da campanha.

Além disso, é importante que a empresa colha feedbacks dos colaboradores sobre a campanha, as ações e as comunicações feitas, para que possa avaliar o que deu certo e o que não deu e possa melhorar nas próximas.

Conclusão

Toda empresa deveria ter como um dos seus valores ou objetivos estratégicos o incentivo à redução de custos e eficiência de operação. Se essa preocupação fizer parte da cultura da empresa, será possível manter rotinas de boas práticas para que a empresa seja um exemplo de uso eficiente de seus recursos e coloque dinheiro onde será possível obter mais lucro.

A comunicação interna tem papel fundamental nesse processo, visto que ela é responsável por divulgar informações e engajar os colaboradores nas ações da empresa. E é possível fazer isso de forma criativa, respeitando a cultura da empresa e o momento do negócio.

A sua empresa já realizou alguma campanha de redução de custos? Quais foram os resultados? Compartilhe conosco!

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